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Monday.com: todo para tener una correcta gestión de proyectos en 2021

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Isadora Rebollo

Monday no solo tiene divertidos y originales anuncios en YouTube (admítelo, a todos nos encantan), también es un sistema operativo de trabajo (Work OS) que permite a los equipos de trabajo ejecutar diferentes tipos de proyectos y flujos laborales con confianza.

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Una de las mejores ventajas de Monday es que su interfaz es muy simple y sencilla de usar. Puede ajustarse a las necesidades de tu empresa. De esta forma, todos tus colaboradores pueden empezar a utilizarla en cuestión de minutos. ¡Punto extra para la productividad laboral!

 

Además de esto, es visualmente increíble y tus equipos pueden personalizar sus tableros de la manera en que más les convenga. Actualmente ya tiene la opción de modo oscuro que tanto amamos. Así que no hay excusa para decidirte a usar Monday, pues lo tiene todo: funcionalidad, flexibilidad y hermosura (yes, baby!).

 

Aunado a esto, sabemos que muchas empresas y negocios tuvieron que mudar sus operaciones a casa. En experiencia personal, Monday se convirtió en la herramienta estrella en la agencia, pues ayudó a todos los equipos a mantener la productividad trabajando de forma remota.

 

Si ya estás más interesado en Monday, a continuación te compartimos algunas claves para tener una correcta gestión de proyectos este año.

 

Buenas prácticas de Monday.com

  1. Concéntrate más en tus procesos que en las tareas

De nada sirve que crees un tablero bien organizado y visualmente atractivo si permanecerá estático la mayoría del tiempo. Con Monday puedes transmitir fácilmente información sobre un proyecto o tarea de manera estructurada, tanto que puede ser replicada en tus procesos futuros.

 

Mejora la comunicación con tu equipo. Las casillas de tareas marcadas como “Terminada” o “No terminada” no dicen mucho. Tampoco permiten una buena gestión, ya que nadie en tu equipo sabrá bien qué es lo que está sucediendo con esas actividades.

 

La gran ventaja de Monday es que es totalmente transparente y puedes tener una comunicación directa con cada miembro. Usa ese beneficio a tu favor. Si una tarea lleva unos días de retraso puede ser porque un colega está esperando la aprobación de alguien más. Esto puede comunicarse directamente en la tarea y hacer más rápido el proceso de culminación.

 

Por lo tanto, toma más en cuenta cómo se está dando el proceso para lograr una tarea y no tanto en si la tarea ya está finalizada o no.

 

  1. Aumenta la productividad automatizando tareas

 

¿Sabías que un trabajador promedio dedica más de tres horas al día en tareas que puedo haber automatizado? ¡Vaya perdida de tiempo!

 

Estas tareas pueden ser desde el ingreso de datos, copiar datos de una aplicación a otra o realizar cambios en cada plataforma de forma manual.

 

Monday es una plataforma de administración de tareas inteligente que incluye automatizaciones que le permiten ejecutarse prácticamente sola y ahorrar mucho tiempo a tu equipo.

 

Las formas en que puedes hacerlo son las siguientes:

  • Asignar tareas automáticamente a otro usuario según el cambio de estado.
  • Crear automáticamente nuevos elementos basados en el tiempo cada semana o tres.
  • Notificar de forma automática a los gerentes cuando se pasan las fechas de vencimiento (y la tarea aún está en progreso).
  • Realizar un seguimiento automático de las horas de trabajo según los cambios de estado.
  • Establecer automáticamente las fechas de vencimiento de una tarea después de que se completen las tareas dependientes.

 

Como puedes ver, Monday no solo es una herramienta para dar check a las tareas realizadas. Va más allá y por eso, es una excelente opción para gestionar tus proyectos.

 

  1. Vuelve a todo tu equipo un rastreador de proyectos

Es muy difícil que una sola persona pueda dar el ancho para verificar que todos los proyectos en tu empresa se estén realizando en tiempo y forma. Por ello, te recomendamos asignar a un gestor exclusivo para cada proyecto para que cualquier iniciativa tenga más probabilidades de éxito.

 

El trabajo en equipo consta de que todos posean habilidades de gestión de proyectos para cumplir con las responsabilidades. Esto también sugiere que todos tengan conocimiento y herramientas adecuadas.

 

Para lograrlo, Monday cuenta con una plantilla de rastreo de proyectos con la que podrás llevar una supervisión clara de cada proyecto. Sus funciones principales planifican iniciativas, supervisan progresos, comunican a los miembros del equipo, dan seguimiento de presupuestos, comparten documentos y recursos y crean informes y gráficos nuevos.

 

Las ventajas son múltiples como optimizar la información, mejorar la colaboración y mantiene al día a todos los equipos sobre el progreso alcanzado.

 

  1. Evalúa tu proceso después de completar un proyecto

Un proyecto no se termina cuando es entregado al cliente final. Haya sido todo un éxito o fracaso, es importante que siempre analices el proceso que se llevó a cabo. Saber qué es has hecho bien y mal te ayudará a optimizar las tareas futuras.

 

Una vez que tú y tu equipo hayan terminado un proyecto, determinen qué funcionó y qué podrían repetir para el próximo. Si en cambio los resultados no fueron los que deseaban, también es una excelente oportunidad para enlistar una lista de acciones a evitar.

 

Haciendo esto con cada proyecto los ayudará a perfeccionar sus procesos de gestión de proyectos y hará que en automático los que vengan próximamente sean mejores.

 

  1. Agrega plantillas fundamentales para la gestión de proyectos

No es necesario que para tener una correcta gestión de proyectos los gerentes o líderes de proyectos tengan manos adicionales. Todo es cuestión de una buena organización y Monday te ayuda a lograrlo con algunas plantillas ideales para formar flujos de trabajo integrales.

 

Las mejores son las siguientes:

  • Proceso de aprobación de proyectos: el tablero está diseñado para ayudarte a recopilar sugerencias y solicitudes en tu proyecto. Una vez aprobado todo, se asigna al gerente de proyecto junto con el presupuesto aprobado para el proyecto.
  • Programa general: este tablero alberga todos tus proyectos pertenecientes a la misma categoría. Cuando se aprueba un proyecto pasa al grupo “Próximo proyectos”.
  • Planificación de proyectos: esta plantilla va de la mano con la anterior. Ya que tu proyecto queda aprobado, debe planificarse. En este tablero podrás diseñar la estructura completa para mantener cada tarea bien planificada.

 

Poder tener una visión completa de todo lo que sucede es la clave para una correcta gestión de proyectos. ¿Estás listo para incorporar Monday en tu empresa? ¡Déjanos ayudarte!

 

En Freelan Marketing somos partners de Monday y podemos acompañarte en todo tu proceso: desde la implementación hasta el soporte posterior para responder y solucionar cualquier duda que tengan tus equipos de trabajo con respecto a la herramienta.

 

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