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Nueva normalidad: ¿qué son los eventos virtuales y cómo puedo organizar uno para mi empresa?

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Isadora Rebollo

¿Te imaginas poder asistir a un evento sin la necesidad de salir de tu casa? ¿Alguna conferencia, exposición o hasta concierto? ¿En tu misma ciudad o incluso en otro país? Los eventos virtuales son una realidad y actualmente, toman gran impulso debido a las limitaciones que hemos vivido por la contingencia provocada por la Covid-19. 

 

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Y es que, a pesar de los días de incertidumbre que todos hemos pasado, el mundo no para, pero hoy se propone una alternativa para seguir asistiendo a los eventos y actividades que tanto nos gustan de una forma segura, eficaz e innovadora. 

 

¿Aún no conoces bien lo que significa un evento virtual? No dejes de leer que esta información te interesará si eres una empresa decidida a seguir evolucionando para ofrecer las mejores experiencias a tus clientes. 

 

¿Qué es un evento virtual? 

Un evento virtual puede ir desde tomar seminario en línea hasta asistir “presencialmente” a una exposición por medio de un avatar. Este tipo de tendencia, permite que los usuarios experimenten un acontecimiento desde el lugar en que se encuentren (casa, oficina, cafetería, etc.). Puedes tomarlo de forma individual o reunirte con un grupo de usuarios. 

 

Entre los tipos de eventos virtuales más utilizados por empresas se encuentran: 

 

Conferencias virtuales: incluyen discusiones, abordaje de un tema específico, sesiones de trabajo, etc. Si bien pueden resultar atractivas, el nivel de interacción y retención es menor. 

 

Webinars. Son presentaciones virtuales donde el ponente prepara ya sea diapositivas o videos explicativos de un tema en específico. Su popularidad y uso han incrementado y son funcionales; retienen más la atención de los espectadores y tienen la oportunidad de enviar preguntas o dudas y ser respondidas en tiempo real. 

 

Eventos híbridos externos. El nivel de desarrollo de este tipo de eventos virtuales conlleva más altos niveles de producción y habilidades en desarrollo virtual para lograr que los asistentes vivan en una realidad virtual lo más similar posible a vivir un evento físicamente. Son altamente atractivos, pues la experiencia es realmente innovadora y los usuarios tienen la libertad de moverse libremente en el evento. 

 

¿Por qué organizar un evento virtual? 

Ahora que ya conoces los tipos de eventos virtuales que existen, tal vez ya pienses que sería una excelente idea para tu negocio… ¡y tienes razón! Pero, ¿por qué? ¡Hablemos un poco de sus ventajas! 

 

Menor presupuesto: este punto solo aplica para los webinars o las conferencias virtuales, pues en el caso de los eventos híbridos externos, puede que tu inversión sea igual o un poco mayor a la de un evento tradicional. Esto, debido al equipo que tengas que contratar para la realización de la experiencia virtual, así como de la tecnología implicada. 

 

Mayor accesibilidad: ¿cuántas veces muchos de tus clientes o audiencias no pudieron asistir a tu evento debido a la distancia? Una de las mayores virtudes de los eventos virtuales es que son muy accesibles y cualquiera puede participar (siempre y cuando lo permitas). Tan solo requieren de una conexión de internet, un dispositivo móvil y una bebida o snack para disfrutarlo. ¡Entretenimiento al alcance! 

 

Sin interrupciones: ¡tu evento virtual se hace, porque se hace! Por fortuna, no correrás el riesgo de que el clima, la distancia o algún tipo de situación crítica (como una pandemia) lo arruinen. La distancia garantiza la seguridad de tus asistentes y no habrá excusa para perderse tu magno evento. 

 

Claves para que tu evento virtual sea todo un éxito 

De la misma manera en la que desarrollas un plan de logística para un evento tradicional, los eventos virtuales también necesitan un equipo especial para diseñarlo y algunas claves que lo harán toda una experiencia sin igual para tus asistentes. ¡Toma nota! 

 

1. Estrategia. Ningún evento puede entrar en marcha sin un plan estratégico. En esta etapa es necesario que se planteen los objetivos y las actividades que realizará cada colaborador. Para tener un poco más de claridad acerca del camino que quieres que tome tu evento, algunas preguntas pueden ayudarte: 


  • ¿Qué es lo quieres lograr con tu evento virtual? 
  • ¿A qué tipo de audiencia va dirigido? 
  • ¿Qué temas / actividades va a abordar? 
  • ¿Responderá a ciertas necesidades de tu público objetivo? 
  • ¿Tendrás la colaboración de marcas externas o expositores? 
  • ¿De qué forma lo van a anunciar? 
  • ¿Cuáles serán las estrategias de marketing digital a emprender? 
  • ¿Cuál es el presupuesto disponible? 

Una vez que respondas a estas cuestiones, podrás comenzar a diseñar tus contenidos y considerar la tecnología que tienen que emplear para que el evento cumpla con todas las expectativas. 


2. Diseño de una landing page. Al ser un evento virtual, procura que el sitio en donde los usuarios podrán conocer más acerca de él, sea atractivo; ocupa un diseño llamativo, brinda información básica que responda a preguntas frecuentes, añade un formulario de inscripción y explica el tema del evento y quién lo está organizando. 


3. Alianza con promotores. Todo buen evento tiene promotores que puedan ayudarte a hacer más ruido y que, a través de sus servicios o presencia, el interés de los usuarios aumente. Consigue alianzas con marcas relevantes a la tuya e invita a expositores y speakers para que hablen acerca de su experiencia. 


Una idea bastante innovadora es que hagas uso de algún influencer virtual que te ayude a promocionar tu evento. Poco a poco, este tipo de personajes han captado mayor interés entre los usuarios y empresas. Además, considera que le dará más sentido a tu tipo de evento. ¿Y lo mejor? Son imparciales y están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana. 


¿Quieres ser parte de la experiencia de un evento virtual? 

Sin duda, para poder comprobar los beneficios de algo lo mejor es vivirlo en carne propia, ¿no lo crees? Por ello, no pierdas la oportunidad de asistir a NON-STOP El Origen del Marketing Virtual, el evento que acelera tu transformación. Si tú no puedes ir en estos momentos a tus seminarios favoritos, ¡ellos van a ti! ¡Mira este video y descubre de qué trata! 

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Crea tu avatar y disfruta de diversas conferencias presentadas por grandes líderes del marketing y empresarios de compañías de renombre. Este evento será completamente virtual y en 3D y te garantizamos que será una experiencia inigualable. 


¿Deseas registrarte y conocer más acerca de los temas que se hablarán y quiénes son los speakers?  ¡Aquí puedes hacerlo! De igual manera, te invitamos a ponerte en contacto con nosotros en Freelan Marketing, para descubrir más acerca de nuestros servicios y cuáles son nuestros planes en materia de organización de eventos virtuales de calidad y ajustados a las necesidades de tu compañía. 

 

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