La contingencia sanitaria debida a la Covid-19 nos trajo consigo una serie de retos laborales, uno de los principales ha sido aprender a organizar nuestro tiempo y mantener la productividad. ¿Qué tal te ha ido en estos más de 87 días? Tal vez lo dominaste desde el inicio o las semanas han pasado y tú sigues tan ahogado en pendientes como desde el día 1 de la cuarentena.
Si aún te sientes un tanto desorganizado, descuida, somos muchos los que nos sentimos de esta manera. Y es que, mantener la productividad de tu empresa trabajando de forma remota no es algo fácil, incluso, hasta pareciera que no alcanza el día para resolver todo. Sin embargo, de manera muy personal, nuestra agencia incorporó una poderosa herramienta que llegó a salvarme la vida: Monday.
¿Qué es Monday?
Monday es una herramienta de gestión de proyectos que permite a las empresas gestionar sus tareas, actividades y trabajos en equipo. En esta plataforma puedes monitorear, colaborar y compartir archivos de manera muy sencilla e intuitiva. Te permite trabajar según tus necesidades personales y las de todos tus colaboradores. De esta manera, la carga de trabajo se vuelve más liviana, a continuación te diré por qué.
Algo muy importante para mantener la productividad de tu empresa (y tu vida personal) es tener ordenados tus pendientes. Suena muy sencillo, ¡lo sé! Pero, ¿cuántas veces a lo largo de tu rutina laboral has ido descubriendo poco a poco notas con una letra ilegible de una cita que tenías la semana pasada? ¿cuántas veces dejaste de abrir tu agenda por tres días y cuando te diste cuenta ya se te había pasado una fecha de entrega? ¡Incluso en tu mismo correo encuentras pendientes y más pendientes sin resolver!
Si en tu trabajo estás a cargo o involucrado en muchos proyectos o tareas, se vuelve muy complicado dar seguimiento y poder avanzar. La desorganización te paraliza por completo, ya que llega un punto en que no puedes continuar con la siguiente actividad, pues no estás 100 % seguro de todo lo que ya hiciste, lo que te falta por hacer y saber qué tarea es más importante y/o urgente a realizar.
Es un cuento de nunca acabar que solo terminará frustrándote y haciéndote sentir completamente perdido, pues ya no sabes por dónde empezar. ¿Te has sentido así? La buena noticia es que sí existe una manera en que puedes mantener la productividad de tu empresa, a través de pendientes centralizados.
Trabajar de forma remota sí es posible y funcional, solo es cuestión de que tomes las mejores prácticas de gestión laboral y saques el mayor provecho a herramientas como Monday, que están diseñadas para ayudarte a controlar eficazmente tu tiempo y actividades. Hemos realizado una serie de consejos que pueden ayudarte a mantener la productividad de tu empresa.
¡Comencemos!
1. Centraliza tus pendientes
Lo primero que necesitas es contar con una herramienta que te ayude a mantener tus actividades, citas, pendientes y demás tareas organizadas y centralizadas en un mismo lugar. Con Monday puedes llevar el control de tus actividades personales y de trabajo a través de la creación de listas de seguimiento para que no pierdas de vista ninguna tarea.
Hacerlo es muy sencillo, pues solo tienes que crear un tablero, elegir una plantilla, crear tus grupos de trabajo y agregar tus tareas. En este mismo paso puedes añadir las columnas que sean necesarias para completar tus actividades.
En este ejemplo podrás ver un board terminado en donde se especifican detalles como mes, organizador, tipo de evento, línea de tiempo, número de personas involucradas, etc. Tú puedes adaptar Monday de la manera en que responda a tus necesidades y actividades, así como a las de tu equipo de trabajo.
2. Designa días y horas para resolver pendientes
Mapear tus pendientes asignando un día y una hora para cada tarea que tienes que realizar te ayudará a comenzar tu rutina sin complicaciones ni dolores de cabeza. Cuando logras tener todo organizado, solo tienes que prepararte un delicioso café, prender tu computadora y ver por dónde empezar.
Si tienes que indicar una fecha de entrega para una nueva tarea, antes de prometer un día límite, puedes visualizar tu calendario completo para ver tu carga de trabajo, y dependiendo de tus actividades, podrás indicar un día y hora para poder trabajarlo y posteriormente entregarlo.
¡Sin falsas promesas … de entrega!
3. Prioriza tus pendientes
Para tomar una decisión sobre lo que harás al empezar tu día o decidir qué tareas realizarás primero, en Monday puedes agregar una columna a tu board que se llame “Prioridad” (o elige el nombre que tú creas conveniente) y agrega las clasificaciones “Baja”, “Media” y “Alta”.
De esta manera, podrás detectar cuáles son las actividades que tienen más urgencia.
4. Califica tus tareas
Si requieres de más detalles para saber cómo jerarquizar tus tareas, puedes calificarlas de diferentes maneras, por ejemplo: nivel de complejidad. Cuando tienes en el mapa qué tan fácil o complicada es cada actividad, puedes determinar con qué iniciar. Si tienes 4 actividades fáciles, podrás resolverlas rápidamente para dar lugar a las tareas más complejas y con prioridad alta.
5. Analiza cómo ocupas tu tiempo
Una enorme ventaja de Monday es que puedes saber con exactitud cuánto tiempo ocupas en una actividad, área, proyecto o cliente. Este análisis te ayudará a conocer en qué más usas tu tiempo, cuánto tardas para realizar una tarea en específico y, sobre todo, a ir mejorando poco a poco en tu gestión.
Si integras en Monday un board llamado “Seguimiento”, podrás tener mapeados todos los pendientes que no dependen directamente de ti (porque ya hiciste una designación previa de tareas). Una vez más, tener centralizadas todas tus actividades en un solo lugar, te permite conocer qué es lo urge más y lo que tienes que hacer primero.
Con esta herramienta, sabrás cuando un miembro de tu equipo tiene pendiente una entrega contigo o si necesitas dar seguimiento a una pauta, diseño o contenido (cualquier tarea que sea relevante a tu sector o industria).
7. Centraliza tus proyectos
Ok, ya tienes todos tus pendientes individuales bien organizados, pero, ¿qué pasa si estás involucrado en un proyecto específico que requiere la participación de más colaboradores? Monday funciona perfecto para crear todos los board necesarios para separar cada proyecto o área de tu empresa, de esta manera, cada miembro sabrá sus pendientes y los de los demás.
¿Por qué es importante esto? Muchas veces, en un proyecto se involucran muchos canales de comunicación como el correo electrónico, slack, whatsapp; pero si tienes a todos los miembros del equipo en un solo lugar, la comunicación y seguimiento es mucho más fácil de controlar. Además, planear y mostrar a todos los involucrados un panorama de todo lo que representa el proyecto motiva y ayuda a todos a conocer su nivel e importancia de participación.
Cuando eres el líder de un proyecto, equipo o actividad, puedes tener la libertad de pensar si alguna tarea puede ser designada a otro miembro. Pero, antes de compartir una tarea, hazte las siguientes preguntas:
- ¿Mi equipo tiene todo lo necesario para hacer este pendiente?
- ¿La persona asignada tiene toda la información necesaria?
- ¿Todos cuentan con los accesos, contactos o documentos suficientes?
Hay veces que cuando a una persona se le encomienda una tarea, su productividad o agilidad para resolverla depende de cómo se aterrice la actividad. Por ejemplo: de forma escrita en donde se indiquen todas las implicaciones del proyecto, recursos de apoyo como referencias, enlaces, etc.
Para que tu equipo pueda tener en tiempo y forma todos sus pendientes, necesitan de un buen brief y una excelente delegación de pendientes. En Monday puedes adjuntar toda clase de archivos en una conversación para reforzar el desarrollo de cualquier proyecto.
¿Conoces acerca de la Ley de Pareto? También es conocida como Ley del 80 / 20 y en el mundo empresarial también se puede aplicar en la logística y gestión de proyectos en donde, la mejor forma de aprovecharla es enfocar los esfuerzos y concentración en el 20 % de las actividades para que el resto (80 %) puedan realizarse sin complicaciones.
Cuando tienes en un solo lugar todo lo necesario para realizar tus actividades, la toma de decisiones es más rápida y mantener la productividad de tu empresa es posible. Si logras ubicar todos tus pendientes de alto impacto, podrás organizar todo lo que tienes que hacer y centralizar para ocupar tu tiempo realmente como tienes que hacerlo. Así, podrás enfocar todo tu tiempo en las actividades más importantes.
¿Tienes más dudas acerca de Monday o de cómo maximizar tu negocio? Comunícate con nosotros en Freelan Marketing para recibir una asesoría gratuita.
